Каким должен быть контроль исполнения документов

Грамотный контроль исполнения документов (как, впрочем, и все остальные проявления надзора) является не только одним из основных элементов управленческой деятельности, но также и основной функцией менеджмента организаций. Его главная задача заключается в том, чтобы любое поручение было исполнено качественно и своевременно. В ходе описываемого вида деятельности различают два типа операций: контроль исполнения документов по существу и сроковый надзор. Первый осуществляется силами руководителей всех рангов. Второй же — исключительная прерогатива службы ДОУ. В переводе на человеческий язык эта аббревиатура расшифровывается как документационное обеспечение управления.

Деятельность ДОУ включает несколько этапов:

• постановка приказа (распоряжения и так далее) на контроль, оформление специальной отметки об этом в соответствующей форме (регистрационной);
• систематизация форм в зависимости от срока выполнения;
• уведомление исполнителя о наступлении дня «Х» при передаче приказа (распоряжения и так далее) за три дня до момента, когда истекает отпущенное ему время на выполнение задачи, и в последний день;
• уведомление контролера (руководителя) о наступлении сроков проверки исполнителя (за сутки до истечения, в день, когда поставленная задача должна быть выполнена).

Кроме того, ДОУ может переносить крайние сроки исполнения распоряжений. Этой службой также может сниматься контроль исполнения документов. Но для этого требуется письменное (в некоторых случаях допускается устное) разрешение первого руководителя организации.

Сегодня на многих предприятиях внедрена автоматизированная система контроля исполнения поручений. Она не только рациональна, но еще и совершенно непривередлива в плане требований к «железу», то есть к персональным компьютерам, на которые устанавливается соответствующее программное обеспечение. Кстати говоря, подобные системы именуются еще электронным документооборотом. Они позволяют в автоматическом режиме осуществлять все функции, которые описаны выше (деятельность ДОУ).

На сегодняшний день на рынке программных комплексов, которые осуществляют контроль за исполнением документов, имеется продукция и отечественных, и зарубежных разработчиков. Первая более предпочтительна по той простой причине, что она точнее учитывает специфику обращения с документацией, которая характерна для российских фирм и организаций.

Впрочем, далеко не у всех предприятий имеется возможность установить систему, которая будет автоматически выполнять контроль исполнения документов. Возможно, на это не хватает денег (или же плохо вскрыта потребность в системе автоматизации). Или же объемы бумаг (входящих и исходящих) незначительны. В таком случае можно порекомендовать таким организациям автоматизацию хотя бы некоторых операций. Минимальное требование — наличие локальной компьютерной сети. Если говорить о конкретных продуктах, то внимания заслуживают комплексы АСКИД, ЕВФРАТ-Документооборот и БОСС-Референт. Кстати, последние две — это комплексные программы, позволяющие полностью автоматизировать документооборот предприятия.