Эффективность бухгалтерского учета: срок хранения документов

На эффективность бухгалтерского учета во многом влияет грамотная организация хранения документов, которые скапливаются на предприятии. Поэтому, чтобы избежать проблем, любой бухгалтер должен обязательно ознакомиться с требованиями к срокам и порядку хранения документов в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Каков порядок хранения документов?

Федеральное законодательство с 2013 года требует, чтобы любое предприятие хранило все первичные документы, бухгалтерскую отчетность, регистры бухгалтерского учета и стандарты работы, а также любые другие документы, связанные с деятельностью данного экономического субъекта. Распространяется это правило и на срок хранения документов в электронной форме, которые все больше и больше используются в хозяйственной деятельности предприятий различных организационно-правовых форм.

Как долго нужно хранить документы?

Срок хранения документов - не менее пяти лет, или больше (в соответствии с правилами, установленными в организации). Интересно, что налоговый кодекс предусматривает иные сроки хранения (четыре года). Это касается всей бухгалтерской отчетности, а срок рассчитывается с момента ее последнего использования. Лучше всего, конечно, хранить документы на протяжении пяти лет, что сбережет вам много времени и нервов, если что-то случится! Отдельно следует рассматривать документы по внешнеторговым сделкам. Если в иностранном государстве-контрагенте предусмотрен больший срок хранения документов, чем в РФ, то лучше выбрать его, а не надеяться, что со сделкой в будущем не будет никаких проблем. И это обязательно нужно предусмотреть во внутреннем регламенте предприятия, что предупредит множество ошибок сотрудников.

Кто несет ответственность за хранение документов?

В соответствии с «буквой» закона, руководитель организации, т.е. ее генеральный директор, персонально ответственен за сбережение документов в архивах предприятия. Если срок хранения документов или организация документооборота не будет соблюдена, то с предприятия взыскивается штраф в десять тысяч рублей, а за повторное нарушение – тридцать тысяч рублей. В случае же, если подобная безответственность привела к занижению налоговой суммы, то придется выплатить двадцать процентов от неуплаченного налога, однако этот штраф не может быть меньше сорока тысячи рублей. Законодательство РФ также отдельно устанавливает взыскания с должностных лиц за убытки, к которым привела неэффективная организация хранения документов на предприятии.

Как происходит уничтожение документов, срок давности которых уже истек?

Для начала нужно отметить, что некоторые документы не уничтожаются, а передаются в муниципальный архив, поэтому очень важно не только отметить их сроком хранения, но и позаботиться о нанесении надписи «Экспертно-проверочная комиссия» (ЭПК). Если нет необходимости передавать документы в архив, то руководитель организации должен издать акт об уничтожении документов. Если же такой акт не был составлен, то документы считаются пропавшими, и необходим приказ о назначении комиссии по расследованию такой пропажи.