Письмо-запрос и правила его написания

Очень часто люди сталкиваются с необходимостью написания деловых писем, по работе и в личных целях. Ввиду того, что причины их написания деловых писем очень разнообразны, существует несколько их видов. Так, существуют сопроводительные и благодарственные письма, письма-предложения, письма-заказы, письма-напоминания и многие другие. В данной статье речь пойдет о том, что такое письмо-запрос, как правильно его составить, а также об особенностях его написания на английском языке.

Письма-запросы, как правило, составляются в случаях, когда отправитель хочет получить какую-то информацию об определенном товаре, узнать, в наличии ли он, уточнить какие-то вопросы, связанные с его эксплуатацией. Также такое письмо оправляют с целью уточнения сроков доставки товара, условий и способов поставки и так далее. С его помощью можно запросить прайс-лист и перечень товаров. Как же написать письмо-запрос?

Правило № 1. Лаконично и по сути

Необходимо продумать письмо до мелочей: сделать его кратким, понятным, лаконичным, содержащим только необходимую информацию. Важно, чтобы сотрудники компании-адресата быстро поняли, что от них хотят, и дали быстрый ответ.

Правило № 2. Соблюдайте структуру письма-запроса

В самом начале данного типа делового письма необходимо представить название и адрес компании, которая отправляет запрос. Далее следует название компании-адресата. После этого пишется официальное обращение к руководству компании и само содержание письма. Обязательно следует указать источник информации о товаре, который вас интересует, краткое изложение просьбы о предоставлении определенной информации, дополнительные вопросы, данные о вашей компании и преимущества сотрудничества. В конце – подпись.

Правило № 3. Письмо-запрос должно быть презентабельным

Чтобы компания, в которую вы обращаетесь, отнеслась серьезно к вашей просьбе и приняла положительное решение о сотрудничестве, письмо должно выглядеть прилично. Как правило, оно печатается на специальном фирменном бланке, где будет содержаться не только текст запроса, но и контактные данные.

Письмо-запрос на английском (как, в принципе, и на любом другом) языке пишется не только с соблюдением вышеперечисленных правил, но и с употреблением определенных штамповых выражений и клише. Не допускается использование сокращенных форм слов или выражений, аббревиатур, обращений на "ты" и других признаков разговорного стиля. За рубежом к написанию деловых писем относятся очень ответственно, о чем свидетельствует наличие огромного количества руководств и правил их написания. Важно также использовать слова, которые укажут на ваше уважение и вежливость: покажите, как много для вас значит сотрудничество с адресатом. Заканчивается письмо-запрос выражением желания получить ответ как можно быстрее и пожеланиями всего наилучшего.

Письмо-запрос, пример которого можно с легкостью найти в сети, сегодня очень популярно, так как в современном мире необходимость получить информацию о той или иной продукции возникает все чаще.